«

»

dec 24 2017

Verslag Algemene Leden vergadering 24-11-2017

Op vrijdagavond 24 november 2017 was er de jaarlijkse Algemene ledenvergadering van TLC. Met een klein aantal aanwezige leden werd de vereniging vv TLC besproken, financieel belicht en kon men vragen stellen. Over 1 item is gestemd en dat vindt u terug in het onderstaand verslag van de ALV 2017. 2 leden waren met kennisgeving afwezig.

Opening:
Jan Rockers opent de vergadering om 20:00 en vraagt om een minuut stilte voor het overlijden van Wubbo Schuitema, de vader van ons jeugdlid Sven Schuitema, Piet Kiemel (oud lid vv Tolbert) en Koert Liewes (erelid TLC).

Ingekomen stukken en mededelingen
Er zijn geen ingekomen stukken of mededelingen.

Notulen ALV 25-11-2016 en jaarverslag
De notulen van de ALV van 25 november 2016 en het jaarverslag seizoen 2016/2017 liggen voor de vergadering al ter inzage op de tafels voor de leden, Jan Rockers stelt een leespauze in van 10 minuten.
Er zijn een aantal vragen hierover:
Vraag : Waarom de leden niet eerder zijn geïnformeerd over het niet doorgaan van de buitengewone ledenvergadering over de invoering van de vrijwilligers bijdrage, dit gebeurde pas in de eerste week van juli 2017.
Antwoord : Jan Rockers trekt het boetekleed aan en zegt dat dit ook eerder had moeten gebeuren. Han voegt toe dat de commissie die na de vergadering is aangesteld alleen maar in kaart heeft gebracht op welke functies de schoen wringt op vrijwilligers gebied en er verder geen aanbevelingen zijn gedaan richting hoofdbestuur en ook qua werving hiervoor is verder geen actie ondernomen, vandaar de lange tijd hiertussen.
Vraag : Waarom er voor de komende jaren er alleen maar een hoofdbestuur is van 3 personen en de hoofden van de commissies hier niet meer in gaan plaatsvinden?
Antwoord : Jan Rockers antwoord dat dit is gebeurd omdat er bij elke bestuursvergadering er bestuursleden waren die niet heel veel hebben te melden elke maand, beter is het volgens ons dan dat deze hoofd van de commissies eens per kwartaal of zelfs halfjaarlijks langskomen met hun bevindingen, ook ligt de verantwoordelijkheid over het totale reilen en zeilen van de club dan in handen van alleen het hoofdbestuur. Wel moet worden gezegd dat het hoofd van de jeugdafdeling elke bestuursvergadering aanwezig is, simpelweg omdat dit de grootste afdeling is.
Vraag : of er bij de sponsorcommissie nu al meer leden zijn?
Antwoord : Jan antwoord dat Anneke Wekema definitief in de commissie zit en Patrick Veenstra de kartrekker is hiervoor, ook Erik Wieringa en Ruud van Neijen nemen zitting in deze commissie.

Financieel verslag TLC-seizoen 2016/2017
Geert Jan Diertens presenteert het verslag via de beamer aan de aanwezige leden, aan de hand van dit uitgebreide verslag zijn er een aantal vragen.
Vraag : Over het achterstallig onderhoud, met name kleedkamers of hier ook geld voor wordt vrijgemaakt?
Antwoord : Jan Rockers antwoord dat er concrete plannen liggen voor een nieuwbouw/renovatieplan, echter komt er aankomend seizoen meer duidelijkheid hierover + de financiering hiervoor.
Vraag : waarom er nog zoveel geld wordt uitgegeven aan zaalhuur terwijl er toch een sponsorcontract ligt bij het Sportcentrum Leek.
Antwoord : Commercieel interessantere partijen hebben voorrang bij het Sportcentrum, daarom moet er uitgeweken worden naar andere locaties zoals de Rodenburghal en Topsporthal antwoord Geert Jan.

Vaststellen begroting seizoen 2017/2018
Ook hier geeft Geert Jan een presentatie via de beamer aan de leden. Ook hier volgt een korte opsomming van de vragen uit de ledenvergadering.
Vraag : Om wederom geld vrij te maken voor een sponsoravond voor alle sponsoren,
Antwoord : Geert Jan antwoord dat de sponsorcommissie met een voorstel moet komen hiervoor en dat dit door het hoofdbestuur wordt geaccordeerd, er is altijd een pot onvoorzien.
Vraag : Of volgend jaar de agenda kan worden gewijzigd, de kascommissie moet namelijk na het financieel jaarverslag zijn fiat geven.
Antwoord : Han gaat dit volgend jaar wijzigen

Verslag kascommissie
De kascommissie, bestaande uit Paul Bolwijn en Stefan van Leeuwen heeft de boekhouding (Exploitatierekening, de Balans en overige bescheiden) over het boekjaar 2016 – 2017 van de v.v. TLC (Tolbert Leek Combinatie) op 8 november 2017 gecontroleerd.
Er is geconstateerd dat alle door de Penningmeester overlegde bescheiden er verzorgd en duidelijk uitzagen.
De financiële bescheiden geven naar mening van de kascommissie een getrouw beeld van de werkelijke financiële situatie van de v.v. TLC (Tolbert – Leek – Combinatie.) per 30 juni 2017.
Het boekjaar 2016 – 2017 is met een positief exploitatieresultaat afgesloten. Het resultaat over het boekjaar van de v.v. TLC, is positief en in lijn met resultaat dat begroot is.
De kascommissie geeft de ledenvergadering met in achtneming van de opmerkingen, adviezen en voorstellen van de kascommissie en de door het Bestuur reeds genomen en nog te nemen organisatorische en financiële maatregelen, het advies de jaarrekening over het boek jaar 2016 – 2017 goed te keuren en het bestuur decharge te verlenen.

Benoeming kascommissie
De huidige kascommissie bestaat uit Paul Bolwijn en Stefan van Leeuwen. De vergadering heeft beide heren weer een jaar verlenging gegeven en zij gaan dus ook volgend jaar zitting nemen in de kascommissie, voor Paul is het zijn laatste jaar.

Bestuursverkiezing
De bestuursleden Jan Siebe Veenstra en Peter Berg hebben afscheid genomen van hun bestuurszaken, voor Peter Berg geldt, dat hij wel hoofd blijft van de commissie zaal.
Jan Siebe Veenstra neemt afscheid van het bestuur en draagt het stokje over aan Frank van Lemel, echter Frank mag van zijn werkgever geen zitting nemen in het bestuur, daarom wordt Frank wel jeugdvoorzitter zonder bestuursverantwoordelijkheden.
Han biedt Jan Siebe en Peter een bos bloemen aan en dankt ze voor de inzet de afgelopen seizoenen.
De functies van voorzitter, penningmeester en secretaris waren herkiesbaar en hier hebben zich geen tegenkandidaten voor gemeld waardoor Jan Rockers (voorzitter), Geert Jan Diertens (penningmeester) en Han Sinninghe (secretaris) zich weer voor een periode van 4 jaren zullen verbinden aan de club.
Wel met de restrictie dat er door alle hoofdbestuursleden wordt gezocht naar opvolging in deze periode, met mogelijk gevolg dat de 4 jaar ingekort gaat worden.

Contributie
De contributie wordt niet verhoogd komend seizoen, alle aanwezigen keuren dit goed.

Vrijwilligersbijdrage:
Op de tafels ligt het concept vrijwilligersbijdrage ingaande het seizoen 2018/2019. vv TLC is een vereniging van en voor de leden. Van de leden wordt dan ook een actieve of geldelijke bijdrage verwacht om de club draaiende te houden. De vrijwilligersbijdrage is van groot belang voor de vereniging. De inzet verhoogt daarnaast de betrokkenheid, saamhorigheid en is heel erg nodig om de club draaiende te houden.
Wij vragen van je als spelend lid en of ouder/verzorger een minimale inzet aan een activiteit van 10 uur. Die 10uur lijkt misschien veel, maar valt in de praktijk reuze mee. Een paar kantinediensten zijn vaak al genoeg om hieraan te voldoen.
Je helpt je club en het is ook nog eens reuze gezellig! Activiteiten waaraan een bijdrage kan worden geleverd zijn bijvoorbeeld:

  1. Commissies, zoals sponsorcommissie, toernooicommissie, jeugdcommissie, kantinecommissie
  2. Teamleider, trainer
  3. Vaste clubscheidsrechter of vaste clubgrensrechter
  4. Onderhoud materialen en gebouwen, klusteam
  5. Technische commissie
  6. Kantinedienst – ’s avonds door de week
  7. Wellicht heeft u een andere kwaliteit voor de club, laat het ons dan weten.

Uitgangspunt om in aanmerking te komen voor de teruggave is dat je met je vrijwilligers taak de organisatie van de vereniging ondersteund. Een activiteit die alleen gericht is op verbinden, hoe zeer ook gewaardeerd, is niet het type vrijwilligerswerk dat in aanmerking komt voor teruggave. Je uiteindelijke keuze en voorkeur kun je aangeven op het aanmeldingsformulier.
Lukt het je niet om iets te doen of je kiest bewust om niet te helpen, dan kan je dat afkopen door een financiële bijdrage te leveren. Voor het volgende seizoen (2018-2019) is deze bijdrage vastgesteld op € 25,00. Deze bijdrage zit standaard in de contributie berekend.

De vrijwilligersbijdrage kan worden terugverdiend door het volbrengen van 1 van de bovengenoemde taken/activiteiten. Wellicht zijn er ook andere werkzaamheden mogelijk, dit ter beoordeling van het bestuur. Uitvoering van de taken/activiteiten kan alleen geschieden door het spelend lid zelf of door zijn of haar ouder/verzorger in geval het een jeugdlid tot de leeftijd van 18 jaar betreft. De verrichte werkzaamheden zullen direct beoordeeld worden door het bestuur.

BELANGRIJK : Incidentele ouderhulp in de kantine, rijden en wassen komen niet in aanmerking voor teruggave van deze vrijwilligersbijdrage.

Door de aanwezige leden wordt de vrijwilligersbijdrage van €25,- per lid/gezin unaniem aangenomen en gaat in op 1-7-2018

Rondvraag
Vraag : ziet vooral de behoefte bij de wat oudere senioren voor een 7×7 competitie, ziet het bestuur hier mogelijkheden in en steunen zij dit ook?
Antwoord : Jan Rockers antwoord dat de TC-senioren dit plan ook ondersteund en dit ook gaat aanbieden volgend seizoen, Martijn de Vries meldt dat dit zelfs eventueel na de winterstop in kan gaan. Op de website en bij de elftallen wordt hiervoor een affiche gemaakt om dit kenbaar te maken.
Vraag : Of er in de toekomst ook gekeken kan worden naar een kunstgrasveld?
Antwoord : Jan antwoord dat dit nog steeds op de prioriteitenlijst staat, alleen de gemeente kan hier op dit moment niets in betekenen, pas na de herindeling wordt dit hopelijk meegenomen in de begroting van de nieuwe gemeente Westerkwartier, er wordt dan uiteraard gelobbyd.
Vraag : Er wordt gereageert dat de verlichting van het trainingsveld erg slecht is, zijn er ook noodmaatregelen om te kunnen overbruggen tot de nieuwe verlichting er is? Met name de kopse kanten van het trainingsveld zijn slecht verlicht.
Antwoord : Jan Rockers gaat kijken wat de mogelijkheden hiervoor zijn.
Vraag : er wordt gemeldt dat de website al een tijdje qua namen en functies niet meer wordt bijgehouden.
Antwoord : Han antwoord dat er een nieuwe website komt, deze had al een tijdje online moeten zijn maar door tegenslag is dit later geworden, vandaar dat op de oude website er geen veranderingen zijn gepleegd.
Vraag : Marja vraagt wie het Univé toernooi nu organiseert?
Antwoord : Jan Siebe antwoord dat Stoffer dit nog steeds doet maar wel i.s.m. Leo Hindriks en Inge Stuitje.
Vraag : Of er bouwplannen zijn voor de kantine?
Antwoord : Dit klopt meldt Jan Rockers, in de loop van het seizoen komt hier meer duidelijkheid over. Er zijn wel tekeningen gemaakt voor de uitbreiding en renovatie, Jan komt hierop terug via de website.

Jan Rockers sluit om 22:00 de vergadering en wenst eenieder alvast prettige kerstdagen en een goed oud en nieuw.

Permanente koppeling naar dit artikel: http://www.vvtlc.nl/berichten/verslag-algemene-leden-vergadering-24-11-2017/